Ma olen dokumendihalduse vastu juba mitmed aastad huvi tundnud. Algas kõik sellest, et lubasin ühele tarkvarafirmale kirjutada dokumendihaldusprogrammi juhendi. Kuna ma olin selles asjas täiesti võhik, siis pidin alguses hästi palju igasugu infomaterjale läbi lugema. Paraku jäigi kõik heade kavatsuste tasemele, sest minul ja programmitegijatel tuli üsna kiiresti muidki töid peale ja nii me ei saanud juhendisse isegi esimest rida kirjutatud.

Teine oluline kokkupuude dokumendihaldusega saabus minul 2005 aasta sügisel, kui asutasin MTÜ Monumentide e-Kataloog ja hakkasin põhjalikult uurima Lääne-Virumaa monumente (vaata www.monument.ee). Sel ajal sain ma üsna ruttu aru – mahuka info haldamiseks pean põhjalikult läbi mõtlema kõik tööprotsessi osad (milliseid programme kasutan: andmebaas, fotod, kirjad, tabelid, pdf, veebileht jne, mis nimelisi dokumente koostan jne). Suurel osal sellest tööst ei ole tegelikult pistmist n-ö klassikalise dokumendihaldusega. Küll aga saan siin edukalt rakendada dokumendihalduse põhimõtteid ja kõik laabub kenasti!

Kuna ma infootsimise käigus kusagilt põhjalikku dokumendihalduse lingikogu ei leidnud, siis otsustasin selle ise koostada (lingid töötasid 17.05.09). Kui leiad siit midagi vajalikku puudu olevat, siis kirjuta mulle http://www.eformular.com/hkoov/dokhaldus.html
Tänaseks on põhjalikud lingikogud ka veebilehtedel www.dokumendihaldus.ee ja http://www.ra.ee/galahad/file_storage/2/691  

Dokumendihalduses päris algaja võiks alustada nendest juhenditest. Siin on päris põhjalikult kirjeldatud, millega on tegu: http://www.ra.ee/abc/  „Dokumendihalduse ABC” Riigiarhiivi veebilehel http://www.riigikantselei.ee/?id=2850  “Mis on dokumendihaldus” Riigikantselei veebilehel

Kõige tähtsamad piiride seadjad on seadused ja määrused. Tegelikult enamikes seadustes on midagi, mis reguleerib üht või teist dokumenti, eelkõige muidugi nende sisu. Teemakohased seadused/määrused („Andmekogude seadus“, „Arhiiviseadus“, „Avaliku teabe seadus“, „Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus“, „Digitaalallkirja seadus“, „Haldusmenetluse seadus“, „Isikuandmete kaitse seadus“, „Keeleseadus“, „Riigivapi seadus“, „Vabariigi Valitsuse seadus“, „Arhiivieeskiri“, „Asjaajamiskorra ühtsed alused“) leiad Riigikantselei veebilehelt (sealsed lingid viivad www.riigiteataja.ee  veebilehele): http://www.riigikantselei.ee/?id=2832  

Dokumendihaldust käsitlevad mitmed standardid. Neid uuri Eesti Standardikeskuse veebilehelt http://www.evs.ee/, raamatukogus või osta (poest?) vastavat kirjandust. Terviktekste veebis ei ole!

Näiteks:
- EVS 882-1:2006 „Infornatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: kiri“.
- EVS-ISO 11799:2005 „Infornatsioon ja dokumentatsioon. Arhiivi- ja raamatukogumaterjalide hoiunõuded“
- EVS-ISO 15489-1:2004 „Infornatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded“
- EVS-ISO 23081-1:2006 „Infornatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid Dokumentide metaandmed Osa 1: Põhimõtted“
- EVS-ISO/TR 15489-2:2004 „Infornatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised“
- EVS-ISO 14416:2005 „Infornatsioon ja dokumentatsioon. Raamatute, perioodika- ja jätkväljaannete ning teiste paberdokumentide köitmisele esitatavad nõuded arhiivides ja raamatukogudes. Meetodid ja materjalid“
- EVS-ISO 5127:2004 „Infornatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik“

Tavaliselt on juurde vaja veel igasugu sellist kirjandust, mis mõtestaks seadused, määrused, standardid jms tavainimesele arusaadavasse keelde. Mida rohkem teemakohast materjali loed, seda selgemaks peaks asi saama. On ju mitme järgneva artikli sisuks just mingi nüansi tutvustamine.

Rahvusarhiiv
Siinselt veebilehelt http://www.ra.ee/?topic=104 leiad palju head materjali. Lingid viivad nii dokumentide ja arhiivi haldamise, digitaalse ja audiovisuaalse infoga ümberkäimise, säilitamise jm. teemadeni.

Riigikantselei See on teine suurem asutus, kus samuti tegeletakse hoolega dokumendihaldusega. Vaata linki http://www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus  
Leidsin siit hea jutu sellest, kuidas toimub üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele http://www.riigikantselei.ee/noustaja/dn-yleminek.htm  

Veel üks huvitav valik – mitmete asutuste dokumentide näidisloetelud http://www.riigikantselei.ee/?id=970  Eks selliseid nimekirju võid leida ministeeriumide, erialaliitude jms veebilehtedel (kohalike omavalitsuste portaalis lepingunäidised http://portaal.ell.ee/lepingud, kohalike omavalitsuste näidisdokumentide loetelu http://portaal.ell.ee/3035 ).

Riik.ee
Riigiasutuste veebilehtedega on seotud ka need lingid:
- “Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele” http://www.riik.ee/dhp/publ/FNoue_rk1.PDF  
- “Elektrooniliste dokumendihalduse süsteemide funktsionaalsuse nõuete rakendamise juhend” http://www.riik.ee/dhp/publ/Juhend_rk1.PDF  
- “Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja standardid: Võrdlev analüüs” http://www.riik.ee/dhp/publ/erm_raport_secure.pdf  
- Asjaajamisprotsesside kaardistus dokumendi elutsükli mudelil”, raport Riigikantselei Dokumendihalduse Projektile http://www.riik.ee/dhp/publ/AASysteemi_FunktsNoudmised.pdf  

Sekretar.ee Siin on samuti palju head materjali http://www.sekretar.ee/dokumendihaldur  
Siit leiad ka näidisdokumendid http://www.sekretar.ee/?id=10750  

?
Üks hea jutt asub ka http://www.hot.ee/hwg12m/arikiri/5a.htm  Paraku ma ei saanud aru, kes on artikli autoriks!

Raamatud
Ka poest või raamatukogust leiad teemakohast kirjandust, näiteks
- Tiiu-Reet Kõrven, "Dokumendihaldus", kirjastus "Külim", 2006
- Jelena Rootamm-Valter, "Asjaajamine", kirjastus "Vastus", 2001

Koolitus
Dokumendihaldust õpetatakse kõrgkoolides …
- bakalaureuseõpe TÜ Viljandi Kultuuriakadeemias http://www.kultuur.edu.ee/328970  
- magistriõppes Tallinna Ülikoolis http://www.tlu.ee/?LangID=1&CatID=2021&ID_HASTE=70&ID_OPPEVORM=K&ID_TEAD=&ID_VAST_ALA=126&action=showEntryCalculator - doktoriõppes Tallinna Ülikoolis http://www.tlu.ee/?LangID=1&CatID=1751&ID_HASTE=80&ID_OPPEVORM=S&ID_TEAD=&ID_VAST_ALA=217&action=showEntryCalculator
… ja muidugi ka lühematel kursustel, näiteks http://www.personalikeskus.ee/index.php?=koolitus.
Sageli on dokumendihalduse õpetus sekretärikoolituse üks osa.

Dokumendihalduri kutsestandard http://kutsekoda.a2.hz.adm.ee/doc_rtf/654_standard.pdf  

Arhivaari kutseeksamiks vajalikud materjalid leiad siit http://www.ra.ee/galahad/file_storage/2/691  Siin tõeliselt pikk nimekiri kõikvõimalikest õppematerjalidest. Paljud asjad muidugi kattuvad dokumendihaldusega.

Arhivaari ja dokumendihalduri kutsetest on juttu ka Riigikantselei veebilehel http://www.riigikantselei.ee/?id=2835  

Dokumendihalduritel on ka oma organisatsioon MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, leiad selle veebileht www.dokumendihaldus.ee  


Kui teemat kuidagi kokku võtta, siis arvesta kindlasti ka asutusesiseseid töökorralduse eeskirju ja käskkirju, ka vastava ministeeriumi korraldusi jms. Pidevalt tuleb uut „alusmaterjali“ juurde.